Benimm-Regeln für den Büro-Alltag

Business-Knigge ist wichtig. Einen Besucher empfangen, mit einem Geschäftspartner essen gehen, eine höfliche Kommunikation pflegen – welche Regeln gelten da heute? Zur diesjährigen Verwaltungsmitarbeitertagung am 9. und 10. Oktober hat das KBW die Benimm-Trainerin Kristin Koschani-Bongers eingeladen. 18 Mitarbeiter/-innen von zwölf Standorten und der stellvertretende Vorstand Dr. Alexander Hummler lernten im Ulmer Hotel Atrium „Knigge up to date“.

Anstand, Höflichkeit, Freundlichkeit, Empathie, Rücksichtnahme sei der „Wunder-Guano“ des Netzwerks, formuliert die Expertin. Auch dem als Benimm-Papst bekannten Freiherrn von Knigge sei gar nicht um die Etikette gegangen, sondern darum, wie Menschen möglichst reibungslos miteinander umgehen. 

Nach wie vor gelte: Der Jüngere grüßt den Älteren, der Rangniedere den Ranghöheren, der Herr die Dame. Allerdings gebe es heute keine starren Regeln mehr. Im Business übernehme heute die Unternehmerin die Männerrolle. „Ladies first im Beruf gibt es nicht mehr.“

Die Trainerin erläutert allgemeine Benimm-Regeln, geht aber auch auf gezielte Fragen der Mitarbeiterinnen ein: Wie begleite ich den Besucher zum Besprechungszimmer? Muss ich bei ihm bleiben, bis der Chef kommt? 

Kristin Koschani-Bongers empfiehlt, vor oder neben dem Besucher zu gehen und ihm im Besprechungszimmer einen bestimmten Platz zuzuweisen („Setzen Sie sich doch bitte hier hin“). Wenn der Besucher versorgt sei, wenn er also etwas zu trinken und zu lesen (bildungsSEITEN!) angeboten bekommen habe, dürfe ihn die Sekretärin allein lassen. „Ihr Chef weiß ja, dass Besuch da ist.“ Es sei nicht die Aufgabe der Sekretärin, den Besucher mit Small Talk zu unterhalten. 

„Wie halten Sie einem Gast die Tür auf?“ Im Rollenspiel wird sinnfällig, was die provozierende Frage der Trainerin schon ahnen lässt: Das ist gar nicht so einfach. Die Tür einfach aufstoßen? Wer geht nun zuerst? Kristin Koschani-Bongers zeigt: Tür öffnen, vor dem Gast ins Zimmer treten und die Tür offen halten. „Ein Gast berührt keine Türklinke außer der Toilettentür.“

Konflikte könne es geben, wenn die Rollenverteilung nicht klar sei: „Ältere Herren mogeln sich immer auf die linke Seite der Dame.“ Hier solle man/frau sich situationsgerecht verhalten. Lieber lasse sich die Dame die Tür aufhalten, als dass es zu Peinlichkeiten komme: „Nach Ihnen bitte!“ – „Nein, nach Ihnen!“

Wie stellt man sich vor? Nach der G-N-A-Formel: Gruß, Name (mit Vor- und Nachname) und die Anknüpfung („Ich arbeite hier als...“). Bei E-Mails muss unbedingt eine Anrede („Bitte ein Komma nach dem Hallo“) und eine Schlussformel stehen. Der Umgangston ist lockerer – man schreibt so zurück, wie man angeredet wird.

Und die Tischmanieren! Die Serviette kommt auf den Schoß, sobald man Platz genommen hat. Besteck, einmal benutzt, darf die Tischdecke nicht mehr berühren. Die Trainerin zeigt auch, wie man es nicht macht: Ellbogen vom Tisch! Die Serviette (auch die Papierserviette) nicht in die restliche Soße packen, sondern zusammengefaltet neben den Teller legen.

Als Historikerin kann Kristin Koschani-Bongers auch die unterschiedlichen Tischmanieren in Europa und Amerika erklären: Diesseits des Atlantiks legte man die Hände auf den Tisch, um zu zeigen, dass man keine Waffe trug. In der unsicheren Neuen Welt dagegen war es wohl ratsam, immer einen Colt unterm Tisch zu haben...

Neben dem Benimm-Seminar gabs ausführliche Informationen über QMS-Prozesse und zu roXtra von der Qualitätsmanagementbeauftragten Kathrin Braun sowie Tipps zu Ergonomie am Arbeitsplatz von Betriebsarzt Dr. Michael Haas. Daneben kamen aber auch die geselligen Zeiten nicht zu kurz.

Warum lässt sich das KBW alljährlich ein zweitägiges Seminar mit Hotelübernachtung kosten? „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital“, begründet KBW-Vorstand Dr. Carsten Breyde den Verwaltungsmitarbeitertag. Er diene der Fortbildung und man lerne sich besser kennen, was sehr positive Auswirkungen auf das Betriebsklima habe. Bei den Mitarbeiter/-innen war das Echo einhellig: „Es war mal wieder toll!“